Gids voor Nederlandse werkgevers
U heeft de juiste kandidaat gevonden. Nu moet alles vóór de eerste werkdag op zijn plek vallen: mag de medewerker in Nederland werken, welke documenten zijn nodig en wie regelt de verhuizing, huisvesting en salarisadministratie?
Internationale medewerkers aannemen vraagt om afstemming tussen HR, de medewerker en verschillende specialisten. Een duidelijke planning helpt voorkomen dat een ontbrekend document, onduidelijke taakverdeling of nog niet geregelde woning het traject vertraagt.
In deze gids leest u welke stappen aandacht vragen en waar YourExpats uw organisatie bij kan ondersteunen.
In deze gids
1. Recht om in Nederland te werken
2. Arbeidsovereenkomst en payroll
4. Praktische zaken na aankomst
Stap 1
Controleer het recht om in Nederland te werken
Begin met de nationaliteit, de huidige verblijfsstatus en het land waar de medewerker daadwerkelijk gaat werken. Die gegevens bepalen welke vervolgstappen nodig zijn.
Medewerkers met de nationaliteit van een EU- of EER-land of Zwitserland hebben geen Nederlandse werkvergunning nodig. Voor andere nationaliteiten hangt de juiste route af van de persoonlijke situatie en het werk. Controleer ook een eventueel bestaand verblijfsdocument: iemand die al in Nederland woont, mag niet automatisch iedere functie bij iedere werkgever uitvoeren.
Bekijk hiervoor de
informatie van de IND over buitenlandse werknemers
.
Een kennismigrant aannemen
Wilt u gebruikmaken van de kennismigrantenregeling? Dan moet de werkgever die de medewerker via deze regeling in dienst neemt een door de IND erkende referent zijn. Ook gelden inkomenseisen en moet het salaris marktconform zijn. De actuele voorwaarden staan op de
IND-pagina over kennismigranten
.
immigratie en IND-procedures, waaronder kennismigrantenaanvragen, verlengingen en partner- of gezinsaanvragen. Ook kunt u bij ons terecht voor ondersteuning rond erkend referentschap.
Stap 2
Stem de arbeidsovereenkomst en payroll op elkaar af
Een internationale aanstelling vraagt om duidelijke afspraken over salaris, arbeidsvoorwaarden en de uitvoering van de salarisadministratie.
Breng vooraf in kaart wie verantwoordelijk is voor:
- Het verzamelen en controleren van gegevens voor de salarisadministratie.
- Het verwerken van salaris, vergoedingen en relevante inhoudingen.
- Het doorgeven van wijzigingen aan de payrollafdeling of payrollpartner.
- De afstemming tussen afspraken in de arbeidsovereenkomst en de salarisverwerking.
payroll en salarisadministratie voor internationale medewerkers. We stemmen de ondersteuning af op uw organisatie, de arbeidssituatie en eventuele bestaande dienstverleners.
Controleer de mogelijkheden voor de 30%-regeling
De 30%-regeling, ook bekend als de expatregeling, is niet automatisch van toepassing op iedere internationale medewerker. Er gelden voorwaarden en er is een beschikking van de Belastingdienst nodig.
Laat daarom tijdig beoordelen of een aanvraag mogelijk is en hoe een toegekende regeling in de salarisadministratie moet worden verwerkt. YourExpats kan ondersteunen bij de aanvraag en de afstemming over de verwerking ervan.
Lees de
voorwaarden van de Belastingdienst
.
Stap 3
Plan relocatie en huisvesting naast het immigratietraject
Een aanvraag kan goed voorbereid zijn terwijl de verhuizing nog veel vragen oproept. Waar verblijft de medewerker na aankomst? Verhuist een partner mee? Is er ondersteuning nodig bij het internationale transport van meubels en persoonlijke spullen?
Bespreek vóór de verhuizing het budget, de gewenste woonregio, de gezinssamenstelling en de beoogde aankomstdatum.
relocatie naar Nederland, internationale verhuizingen en huisvesting voor expats. Afhankelijk van de situatie kan dat gaan om tijdelijke accommodatie, ondersteuning bij het zoeken naar een woning voor langere tijd of begeleiding van het bredere relocatieproces.
Tijdelijke huisvesting kan bijvoorbeeld ruimte geven om na aankomst woningen persoonlijk te bezichtigen. Of dat past, hangt af van het budget, de beschikbaarheid en de wensen van de medewerker.
Stap 4
Organiseer de praktische zaken na aankomst
Ook na de reis heeft uw nieuwe collega nog veel te regelen. Maak één overzicht met acties, verantwoordelijken en afspraken.
Denk, afhankelijk van de situatie, aan gemeentelijke inschrijving en BSN, een bankrekening, DigiD, zorgverzekering en het vinden van een huisarts. Bij een meeverhuizend gezin kunnen ook scholen en kinderopvang aandacht vragen.
praktische ondersteuning bij het vestigen in Nederland. Zo heeft de medewerker een aanspreekpunt voor vragen en hoeft uw HR-team niet iedere praktische stap zelf uit te zoeken.
Stap 5
Houd documenten, taken en deadlines centraal bij
De eerste werkdag is niet het einde van het traject. Verblijfsdocumenten hebben een einddatum, arbeidsvoorwaarden kunnen veranderen en een medewerker kan uit dienst gaan.
Voor referenten en erkende referenten gelden verplichtingen, waaronder informatie- en administratieverplichtingen. Voor erkende referenten geldt daarnaast een zorgplicht. Bekijk de
uitleg van de IND over deze verplichtingen
.
brengt documenten, taken en deadlines per internationale medewerker samen. HR en de medewerker kunnen samenwerken in één omgeving, met stapsgewijze taken, automatische herinneringen en vooraf ingevulde IND-formulieren.
Dat helpt uw team overzicht te houden en acties op te volgen. Leg daarbij altijd vast wie controleert, wie indient en wie verantwoordelijk is voor wijzigingen.
Internationale tewerkstelling
En als de medewerker vanuit het buitenland blijft werken?
Niet iedere internationale aanstelling leidt tot een verhuizing naar Nederland. Blijft iemand in een ander land werken, laat dan vooraf beoordelen welke lokale verplichtingen en mogelijkheden gelden.
Een Employer of Record (EOR) kan, waar toegestaan en passend, een oplossing zijn voor lokale tewerkstelling zonder zelf een lokale entiteit op te richten. De voorwaarden en verdeling van verantwoordelijkheden verschillen per land.
het vinden en coördineren van een passende EOR-oplossing. Ook ondersteunen we organisaties met vragen over grensoverschrijdend werken en de inzet van internationale medewerkers en contractors.
Bekijk ons
overzicht van diensten voor internationale teams
.
HR-checklist
Wat legt u vast vóór de start?
- Waar gaat de medewerker wonen en daadwerkelijk werken?
- Is gecontroleerd of de medewerker het werk mag uitvoeren?
- Welke aanvragen en documenten zijn nodig?
- Wie bewaakt de planning en communiceert met de medewerker?
- Zijn arbeidsovereenkomst en payroll op elkaar afgestemd?
- Is beoordeeld of de 30%-regeling relevant is?
- Zijn verhuizing, huisvesting en ondersteuning bij aankomst geregeld?
- Wie volgt na de start verlengingen, wijzigingen en deadlines op?
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over internationale medewerkers aannemen
Moet ik altijd erkend referent zijn?
Nee. Erkenning is verplicht voor de kennismigrantenroute, maar niet voor iedere internationale aanstelling. Welke voorwaarden gelden, hangt af van de gekozen route en de verblijfsstatus van de medewerker.
Wat kost het om een internationale medewerker aan te nemen?
Dat hangt af van de situatie. Denk naast salaris en werkgeverslasten aan eventuele aanvraagkosten, professionele begeleiding, verhuizing, tijdelijke accommodatie en huisvesting. Vraag vooraf om een uitgesplitst overzicht van eenmalige en terugkerende kosten.
Hoe lang duurt een relocatie naar Nederland?
Er is geen vaste doorlooptijd voor ieder traject. De immigratieroute, beschikbare documenten, afspraken en huisvesting beïnvloeden de planning. Breng deze onderdelen vroeg in kaart voordat u de startdatum vastlegt.
Kan YourExpats samenwerken met onze huidige HR-afdeling en dienstverleners?
Ja. U kunt ondersteuning inzetten voor één onderdeel, zoals een IND-aanvraag, payroll of huisvesting, of voor een uitgebreider traject. We stemmen onze rol af op wat uw team al zelf regelt.
YourExpats
Internationale medewerker op komst? Bespreek uw situatie met YourExpats
Of u één nieuwe collega verwelkomt of meerdere internationale medewerkers beheert: YourExpats combineert praktische begeleiding met een centraal platform voor HR en medewerkers.
Vertel ons vanuit welk land de medewerker komt, waar deze gaat werken en wanneer u wilt starten. We bespreken welke ondersteuning past en welke stappen als eerste aandacht vragen.
